Accord de sous-traitance des données
Version 1.1 — en vigueur le 15 septembre 2026
Le présent accord s’applique dès qu’un client professionnel (le « Responsable de traitement ») confie à Loïc OKOUMA, éditeur de TaxOptim (le « Sous-traitant »), des données personnelles de tiers : salariés, clients ou fournisseurs figurant dans ses déclarations, sa paie ou sa comptabilité. Il fait partie intégrante des conditions générales d’utilisation et, le cas échéant, de la lettre de mission.
1. Objet, durée et nature du traitement
- Objet : contrôler les charges sociales, analyser la comptabilité et produire les dossiers demandés par le Responsable de traitement.
- Nature des opérations : réception, lecture automatisée, calcul, conservation, restitution et suppression.
- Durée : celle de l’utilisation du service, puis jusqu’à la suppression prévue à l’article 8.
2. Données et personnes concernées
- Salariés : matricule et, lorsque le journal de paie les contient, nom et prénom ; emploi et établissement ; rémunérations, assiettes et cotisations.
- Numéro de sécurité sociale : jamais conservé en clair. Il est remplacé dès la lecture du fichier par une empreinte non réversible.
- Tiers de la comptabilité : noms et montants figurant dans le fichier des écritures comptables.
Seules les rubriques nécessaires aux calculs sont extraites des déclarations ; les autres sont ignorées.
3. Instructions
Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable de traitement : l’utilisation des fonctions du service vaut instruction. Il l’informe immédiatement s’il estime qu’une instruction constitue une violation de la réglementation. Il ne traite pas ces données pour son propre compte.
4. Confidentialité et sécurité
Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité. Le Sous-traitant met en œuvre des mesures adaptées au risque (article 32 du RGPD) : échanges chiffrés, justificatifs chiffrés au repos, accès restreint et nominatif, cloisonnement des données par compte et par mandat, hachage du numéro de sécurité sociale, purge automatique des données de paie arrivées au terme de leur durée de conservation.
5. Sous-traitants ultérieurs
Le Responsable de traitement autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants, tenus aux mêmes obligations :
- Hostinger International Ltd — hébergement ; serveur situé au Royaume-Uni, décision d’adéquation de la Commission européenne (décision d’exécution (UE) 2025/2574).
- Amazon Web Services EMEA SARL — lecture automatique des pièces justificatives déposées, région Europe (Paris).
- Anthropic PBC et Voyage AI (États-Unis, clauses contractuelles types de la Commission européenne) — pour le seul texte qu’un utilisateur saisit lui-même dans l’assistant. Aucune donnée de paie ni de comptabilité ne leur est transmise automatiquement.
Le Sous-traitant informe le Responsable de traitement de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l’avance, par e-mail ; le Responsable de traitement peut s’y opposer et, à défaut d’accord, cesser d’utiliser le service sans frais.
6. Droits des personnes et assistance
Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement à répondre aux demandes d’exercice de droits (export ou suppression des données d’une personne) et à respecter ses obligations de sécurité, d’analyse d’impact et de consultation préalable, compte tenu des informations dont il dispose.
7. Violation de données
Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard dans les quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification à la CNIL.
8. Fin du traitement
Au terme du service, ou sur demande, le Sous-traitant supprime les données, après les avoir restituées au Responsable de traitement si celui-ci le demande, sauf obligation légale de conservation. Pour les données de paie, une durée de conservation est en outre paramétrée pour chaque dossier (quarante-huit mois par défaut) et appliquée automatiquement.
9. Audit
Le Sous-traitant met à disposition du Responsable de traitement les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permet la réalisation d’audits, moyennant un préavis raisonnable et dans le respect de la confidentialité due aux autres clients.
10. Contact
loicokouma@taxoptim.fr — 133 avenue Jean Monnet, 69300 Caluire-et-Cuire, France.