FEC et contrôle fiscal : le format exigé, les délais de remise et les anomalies à corriger avant

Quand le FEC doit être remis

En vérification de comptabilité, le contribuable remet la copie de ses fichiers d’écritures au début des opérations de contrôle (art. L. 47 A du livre des procédures fiscales), c’est-à-dire, selon le BOFiP, lors de la première intervention sur place. Un fichier est attendu pour chaque exercice de la période contrôlée.

En examen de comptabilité, le contrôle mené à distance, le fichier doit parvenir à l’administration dans les quinze jours qui suivent la réception de l’avis (art. L. 47 AA). Faute de quoi l’administration peut annuler l’examen, et engager une vérification sur place.

L’obligation vise toute comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés : sociétés à l’impôt sur les sociétés, entreprises au régime réel en bénéfices industriels et commerciaux, non commerciaux ou agricoles. Par tolérance, les auto-entrepreneurs en sont dispensés.

Le format imposé par l’article A. 47 A-1

• Un fichier unique par exercice, nommé SirenFECAAAAMMJJ : le SIREN, les lettres FEC, puis la date de clôture.
• Un fichier texte dont les zones sont séparées par une tabulation ou le caractère |, ou un fichier XML conforme au schéma publié par l’administration. Le point-virgule n’est pas admis.
• Dix-huit informations obligatoires, dans l’ordre, la première ligne portant leur nom. Débit et crédit peuvent être remplacés par un montant et un sens.
• Les écritures classées par ordre chronologique de validation, après les opérations d’inventaire et hors écritures de centralisation ; les premiers numéros reprennent les soldes de l’exercice précédent.
• Des dates au format AAAAMMJJ, la virgule comme séparateur décimal et aucun séparateur de milliers.

Ce qui coûte une amende

En vérification de comptabilité, le défaut de présentation du FEC entraîne une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable (art. 1729 D du code général des impôts). Le BOFiP précise qu’elle sanctionne aussi la remise d’un fichier non conforme, et qu’elle ne s’applique qu’une fois par contrôle, quel que soit le nombre d’exercices contrôlés. En examen de comptabilité, l’amende est de 5 000 €.

L’enjeu dépasse l’amende. Tant que le fichier n’est pas remis, ou s’il n’est pas conforme, la durée de la vérification sur place n’est plus limitée à trois mois pour les petites entreprises.

Les anomalies que l’administration signale elle-même

• Un champ obligatoire vide. À l’inverse, une zone qui n’a pas de valeur reste vide : ni zéros ni espaces pour la remplir.
• Une date hors du format AAAAMMJJ, ou une fausse date du type 00.00.0000.
• Un séparateur non admis, ou des lignes qui ne comptent pas toutes le même nombre de champs.
• Un fichier au format tableur, ou des écritures tenues selon d’autres normes que le plan comptable général (IFRS, US GAAP).
• Une écriture déséquilibrée, ou sans date de validation.

Deux situations, en revanche, ne rendent pas le fichier non conforme selon la FAQ de l’administration : une numérotation propre à chaque journal, et des numéros manquants dus au processus de validation, à condition que les écritures n’aient jamais été renumérotées.

Tester le fichier, puis le conserver

La DGFiP met à disposition un outil gratuit, Test Compta Demat (version 1.00.10b, pour Windows), qui contrôle la structure du fichier. Sa notice est claire : le rapport produit ne constitue pas une attestation de conformité. Il ne dit rien non plus de la justesse des écritures.

Les documents établis sur support informatique se conservent sous cette forme pendant six ans (art. L. 102 B du livre des procédures fiscales). La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 porte ce délai à dix ans pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Le code de commerce impose déjà dix ans pour les documents comptables.